Geconfronteerd met het vertrek van hun IT-manager, klopte het Brusselse Lydian Advocaten aan bij Uptime Group om het beheer van hun ICT-omgeving uit te besteden. Het eerste punt op de agenda? Wegstappen van het lokale, enige datacenter en de investeringen die het kostte om dat draaiende te houden. Als externe IT-manager coördineerde Toon Sillen van Uptime Group de migratie, voornamelijk naar de Microsoft cloud, van A tot Z. Het resultaat is een robuuste infrastructuur die bedrijfszekerheid garandeert, de beveiliging naar nieuwe hoogten tilt, de kosten consolideert en een echte moderne werkplek kan bieden.

Een onzeker lokaal datacenter

De IT van Lydian draaide op een lokaal datacenter waar ze zelf voor instonden met als externe IT-partner Uptime Group. Hoewel de tijd en kosten om het te onderhouden elk jaar toenamen, leek de opbrengst ervan niet evenredig mee te groeien. Eén storing kon de werking van het advocatenkantoor al serieus in de war sturen. Koen Poncelet, COO bij Lydian Advocaten: “Het vertrek van onze IT-manager leek een goed moment om onze IT-aanpak te evalueren. De investering in het datacenter bleef groeien, maar toch was onze bedrijfszekerheid niet gegarandeerd.”

Een project met duidelijke doelstellingen

Koen Poncelet vertelt: “Voor ons was bedrijfscontinuïteit de prioriteit. Dat betekent vooral sneller fouten en storingen oplossen. Daarnaast wilden we ook een ‘modern workplace’ worden, waarbij we eenvoudig tijds- en plaatsonafhankelijk konden samenwerken, zowel intern als met klanten. Als advocaten werken we bovendien met gevoelige informatie. De overige doelstellingen halen kon dus alleen als ook de cybersecurity werd gegarandeerd. Wanneer we deze doelen behalen, kunnen we ons positioneren als een advocatenkantoor met best-of-class security, dat op een moderne en IT-savvy manier te werk gaat.”

Uptime doet het werk

Het Brusselse advocatenkantoor deed beroep op hun vaste partner Uptime Group, aldus Koen Poncelet: “Uptime Group hielp ons al meerdere jaren met onze infrastructuur. We keken dus ook naar hen om ons bij deze verandering in aanpak bij te staan. Daarbij kozen we om Toon Sillen als onze ge-outsourcete IT-manager in te zetten. Hij beheerde voor ons dit hele project van A tot Z. Hij bepaalde prioriteiten, keek wat voor bepaalde onderdelen de beste oplossing was, verzorgde het contact met leveranciers en begeleidde uiteindelijk ook de hele implementatie.”

Meer cloud

Om aan de vooropgestelde doelstellingen te voldoen, werd er gekozen om maximaal in te zetten op de cloud en SaaS-varianten van hun tools. “Samen met Uptime Group namen we elk onderdeel van onze IT onder de loep”, gaat Poncelet verder. “Waar mogelijk schakelden we over naar de cloud. Onze documentmanagement-tool iManage werd op eigen Lydian IT infrastructuur gehost, maar had wel een SaaS-model dus kozen we daarvoor. Onze klassieke telefooncentrales vervingen we dan weer met VoIP via Microsoft Teams. Door die switch besteden we zoveel mogelijk IT-gerelateerde taken zoals back-ups, beheer, opslag en onderhoud uit. Storingen worden door de leverancier opgelost volgens de SLA’s en zij dragen dus ook de verantwoordelijkheid.”

De modern workplace

De omschakeling naar SaaS en de Microsoft cloud was ook belangrijk om Lydian Advocaten om te toveren in een moderne werkplek. Daarvoor is efficiënt, geïntegreerd en secure werken, onafhankelijk van tijd of plaats, cruciaal. Koen: “We schakelden over naar Microsoft Office 365. Iedere medewerker kreeg een eigen laptop voor professioneel gebruik, beheerd door Uptime Group. In combinatie met bellen via Teams kunnen we gelijk waar aan de slag. Omdat je binnen eenzelfde software-suite blijft, is alles bovendien nog eens mooi geïntegreerd. We werken nu zoals het een modern advocaten kantoor betaamt.”

Veiligheid ten top

Klassieke netwerksecurity volstaat niet meer bij een moderne werkplek. Om ook de beveiliging op scherp te zetten, deed Lydian via Uptime Group beroep op SecWise (deel van het Cronos netwerk). “Nu we van overal werken volstaat het niet om enkel ons netwerk te beveiligen. Via SecWise zorgden we voor end-to-end bescherming dankzij Microsoft Security-componenten. Die onderdelen zijn ‘by design’ geïntegreerd met elkaar en ook met Office. Daardoor wordt onze beveiliging slim en klimt ze naar nieuwe hoogten. Daarnaast volgt SecWise ook alle meldingen op en lost risico’s voor ons op. omdat we ook van thuis moeten kunnen werken. Door de beveiliging door te trekken in alle processen, maakt het niet uit waar we werken en dat geeft een nieuwe flexibiliteit”, aldus Koen Poncelet.

Eén partner voor alle oplossingen

Uptime Group was de one-stop-shop voor Lydian die hen van design tot oplevering bij stond. Bij elke stap werd rekening gehouden met de beste strategische piste voor Lydian. In samenspraak met de partners, de COO en Koen Poncelet werden de strategieën vervolgens uitgewerkt en geïmplementeerd in het kantoor. “De samenwerking tussen onze interne ICT dienst, Toon en mij verliep steeds constructief en vlot. Ondanks de moeilijke omstandigheden zoals periodes van lockdown, zijn we er in geslaagd om het project af te werken binnen de afgesproken periode. Uptime Group kan bovendien strategisch meedenken én hun advies meteen implementeren. Dit dubbele aspect maakt hen niet enkel een waardevolle leverancier, maar een echte partner. Ze blijven ons dan ook in de toekomst verder ondersteunen zoals met security-advies, wat als advocatenkantoor essentieel is. Zo werken we momenteel met hen aan onze ISO 27001-certificering”, besluit Koen Poncelet.